Wat houdt de standaard koppeling in?
Alle factureringsregels worden in SCOPE 3.0 vastgelegd. De standaard koppeling verzorgt de export van deze factureringsgegevens (alle afspraken m.b.t. de facturatie van een offerte en/of order) vanuit SCOPE 3.0 naar Exact Globe 2000. Het maken van de facturen en het groeperen van facturen gebeurt vanuit Exact Globe 2000.
Snel en conform bedrijfsbeleid
U kunt factuurafspraken koppelen aan productgroepen zodat automatisch de juiste afspraak wordt geselecteerd zodra een offerte of order dit product bevat. U maakt hiermee het invoeren van producten en factuurafspraken makkelijker en efficiënter voor de gebruiker en zorgt ervoor dat standaard volgens het bedrijfsbeleid wordt gefactureerd, tenzij de gebruiker afwijkende afspraken heeft ingevoerd.
Het factureringsproces in SCOPE 3.0
De eerste stap in het factureringsproces is het vastleggen van afspraken. Soms worden met de klant al afspraken gemaakt tijdens het verkooptraject, in andere gevallen gebeurt dit pas na afronding van de verkoop. Om die reden biedt SCOPE de mogelijkheid factuurafspraken te registreren op twee plaatsen:
Kwaliteitsbewaking van de factuur door fiattering
Fiatteren is het goedkeuren van een factuurregel voordat deze kan worden geëxporteerd naar Exact. Fiatteren is een extra controlestap die op de aanwezigheid van bepaalde voorwaarden controleert voordat een factuurregel wordt goedgekeurd. Zo’n voorwaarde is bijvoorbeeld de aanwezigheid van een factuuradres voor de relatie die de factuur ontvangt. Is het factuuradres niet aanwezig, dan wordt de factuurregel niet gefiatteerd.
Het fiatteren moet worden uitgevoerd om te zorgen dat Exact als ontvanger van de factuurinformatie met deze informatie om kan gaan en over de vereiste informatie beschikt om een correcte factuur te maken.
Verschillende soorten offertes
In de praktijk bestaat er ook nog onderscheid tussen offertes met producten met een standaard verkoopprijs en hoeveelheid en offertes waarbij de facturatie afhankelijk is van het daadwerkelijke verbruik, zoals bijvoorbeeld in het geval van dienstverlening op basis van verbruikte tijd en materiaal.
De koppeling met Exact Globe 2000 kan met beide typen offertes omgaan. In het geval van daadwerkelijk verbruikte tijd gebeurt het aanmaken van factuurregels op basis van afgewerkte activiteiten in SCOPE. Doordat de gebruiker een activiteit afwerkt maar daarin de juiste offerteregel én de factuur afspraakregel voor tijd en materiaal wordt een factuurregel gegenereerd voor het aantal uren dat wordt afgewerkt.
Met name binnen de branches waar veel op basis van uur / factuur wordt gewerkt, komen offertes op basis van tijd en materiaal vaak voor. Deze werkwijze wordt volledig ondersteund door de standaard koppeling.